Software dental en la nube: autoevaluación de seguridad

Cómo usar la autoevaluación paso a paso

• Responde cada punto con lo que pasa hoy en tu clínica. Si no lo sabes, marca En parte o No: esa duda es información.
• Fíjate en los puntos marcados como críticos: son los que más conviene cerrar primero.
• Mira el puntaje total y el avance por área para ver dónde está la brecha.
• Lee la lista de acciones: cada punto pendiente trae una medida concreta.
• Descarga el PDF y úsalo para hablar con tu proveedor o con tu asesor.
• Pide a otra persona del equipo que responda por separado y compara: las diferencias muestran dónde hay reglas poco claras.

Cómo leer tu puntaje

El puntaje suma 2 puntos por cada Sí, 1 por cada En parte y 0 por cada No, y se expresa como porcentaje del máximo. Es una referencia para ordenar tus pendientes, no una certificación.

Un puntaje alto con un punto crítico en No sigue siendo una alerta. Por eso la lista de acciones pone primero los críticos. Si no tienes respaldos o no puedes exportar tus datos, el resto de los controles pesa menos.

Repite la autoevaluación cada cierto tiempo y cuando cambie algo importante en la clínica: un nuevo integrante del equipo, un cambio de proveedor o una sede nueva. Guardar el PDF de cada revisión te permite ver si realmente avanzas.

Ejemplo ilustrativo

Una clínica ficticia usa un sistema en la nube con respaldo automático y usuarios individuales, pero la recepción y los dentistas ven lo mismo, nadie probó cómo exportar los datos y no hay un aviso de datos personales para los pacientes. Su puntaje sale cerca de la mitad. Las acciones que aparecen primero: separar accesos por rol, probar la exportación y preparar el aviso de privacidad. Es un ejemplo inventado para ilustrar cómo se lee el resultado.

Si esa misma clínica, en un mes, activa un usuario por persona, define roles y prueba una exportación, su puntaje sube de forma visible sin comprar nada nuevo. Muchas mejoras de seguridad son hábitos y configuración, no gasto.

Errores frecuentes con la información en la nube

• Compartir una sola cuenta entre todo el equipo, por comodidad.
• Dar el mismo acceso a todos, incluyendo ingresos y reportes.
• No desactivar el usuario de alguien que ya no trabaja en la clínica.
• Confiar en que hay respaldos sin haber preguntado dónde y cada cuánto se hacen.
• No poder sacar tus datos del sistema si decides cambiar de proveedor.
• Pensar que la nube elimina la necesidad de cuidar los dispositivos que acceden a ella.
• No capacitar al equipo sobre contraseñas y correos sospechosos, que es por donde suelen entrar los problemas.
• Dejar abiertas sesiones en computadoras compartidas de la recepción.

Marco general sobre datos personales

La información de salud de tus pacientes es información personal sensible. En Perú rige la Ley 29733 de Protección de Datos Personales y la Ley 29414 sobre derechos de los usuarios de los servicios de salud, entre otras normas. No incluimos detalles porque dependen de tu caso: verifica con tu asesor legal o con el Colegio Odontológico qué obligaciones tienes como clínica.

Qué pedir por escrito a tu proveedor

• Cómo y cada cuánto se hacen los respaldos, y cómo se restauran.
• En qué formato exportas tus datos y si tiene algún costo.
• Qué roles de acceso existen y si puedes personalizarlos.
• Cómo se protegen las contraseñas y el acceso a las cuentas.
• Qué canal de soporte hay, en qué horario y con qué tiempo de respuesta.
• Qué ocurre con tus datos al terminar el servicio.

Cómo ayuda un sistema como Dently

Un sistema en la nube como Dently centraliza agenda, fichas de pacientes, odontograma digital, caja, facturación electrónica con SUNAT, recordatorios por WhatsApp y reportes en un solo lugar, en vez de repartirlos entre archivos sueltos. Antes de decidir con cualquier proveedor, pide respuestas por escrito a los puntos de esta lista.

¿Es seguro guardar historias clínicas en la nube?

Puede serlo si hay accesos individuales y por rol, respaldos y una conexión segura. Revisa cada punto de la autoevaluación y pide respuestas por escrito al proveedor.

¿Qué debo exigir a un proveedor de software dental?

Respaldos, forma de exportar tus datos, accesos por rol, condiciones claras al terminar el contrato y soporte con tiempos de respuesta definidos.

¿Qué pasa si se cae el internet?

Prepara un plan: lista impresa de las citas del día y registro manual para volcar después. Pregunta también al proveedor cómo maneja los cortes.

¿Esta autoevaluación reemplaza una auditoría?

No. Es una guía de revisión para ordenar pendientes. Para temas legales, verifica con tu asesor.

¿Se guardan mis respuestas?

No. Todo se calcula en tu navegador y no se envía ni se guarda ningún dato.