Calculadora de indicadores (KPI) para tu clínica dental

Cómo usar la calculadora paso a paso

• Completa los datos del periodo actual con tu agenda, tu caja y tu libro de presupuestos del mes.
• Completa los mismos datos del periodo anterior. Puedes cambiar el nombre de cada periodo, por ejemplo Mayo y Junio.
• En capacidad escribe cuántas citas caben en tu horario: las horas de atención del mes divididas entre la duración promedio de una cita.
• En presupuestos cuenta los presentados al paciente y los que aceptó.
• En retención escribe a cuántos pacientes les tocaba volver ese mes, por un control, una limpieza o un tratamiento, y cuántos volvieron.
• Revisa la tabla de comparación y descarga el PDF para guardarlo en tu archivo mensual.

Qué mide cada indicador

• Ocupación real: citas atendidas entre las citas que caben en tu horario. Muestra cuánto de tu capacidad se convierte en trabajo.
• Ticket promedio: ingresos del mes entre citas atendidas. Sube cuando los presupuestos son más completos.
• Ausencias: citas a las que el paciente no llegó entre las citas agendadas. Aquí bajar es mejorar.
• Aceptación de presupuestos: presupuestos aceptados entre presentados.
• Pacientes nuevos: quienes llegaron por primera vez en el mes.
• Retención: pacientes que debían volver y volvieron.

Cómo interpretar la comparación

El color verde indica que el indicador mejoró frente al periodo anterior y el rojo que empeoró. En ausencias, bajar es mejorar, y la herramienta ya lo tiene en cuenta. En los porcentajes, el cambio se muestra en puntos porcentuales: pasar de 12 % a 10 % es una baja de 2 puntos.

Mira los indicadores en conjunto. Si los ingresos bajan y la ocupación sube, probablemente cada cita deja menos dinero. Si los ingresos bajan y las ausencias suben, el problema está en la asistencia. Un solo mes puede ser ruido, así que sigue la tendencia durante varios meses.

Para que la comparación tenga sentido, define con tu equipo qué cuenta como cita atendida, qué cuenta como presupuesto presentado y a quién consideras paciente nuevo. Anota esas reglas y úsalas siempre igual. Si alguien registra una consulta de urgencia como cita completa y otro no, los números de un mes a otro dejan de ser comparables. Con reglas estables, cada variación te dice algo real sobre tu clínica y no sobre la forma de contar.

Ejemplo ilustrativo

Imagina una clínica ficticia con 400 citas posibles al mes. En el mes anterior agendó 300 y 48 no llegaron, así que atendió 252. En el mes actual agendó 320 y faltaron 40, así que atendió 280. Su ocupación real pasa de 63 % a 70 %, y las ausencias bajan de 16 % a 12,5 %. Con ingresos de S/ 34 000 y S/ 38 000, el ticket pasa de S/ 135 a S/ 136.

La lectura es clara: el crecimiento vino de atender más citas, no de cobrar más por cita. Esa clínica sabe que su siguiente frente es el valor de cada visita. Son números inventados para ilustrar el cálculo.

Errores frecuentes al medir una clínica

• Medir solo los ingresos y no entender de dónde vienen.
• Cambiar la forma de calcular entre un mes y otro, lo que vuelve imposible comparar.
• Comparar tu clínica con cifras de otras y no con tu propio historial.
• Mirar un solo mes y sacar conclusiones sin ver la tendencia.
• Contar como atendidas las citas que solo se agendaron.
• No registrar los presupuestos presentados, y por eso no saber cuántos se aceptan.

Cómo ayuda un sistema como Dently

Calcular a mano cada mes toma tiempo y se presta a errores. Un sistema de gestión que registra agenda, caja y presupuestos en un solo lugar permite ver estos indicadores en reportes sin pasar las cifras a una hoja de cálculo. Dently ofrece agenda, caja, facturación electrónica SUNAT, fichas de pacientes y reportes para tener esos datos a mano.

¿Qué indicadores debería medir una clínica dental?

Como mínimo ocupación, ticket promedio, ausencias, aceptación de presupuestos, pacientes nuevos y retención. Con esos seis ya ves la capacidad, el valor de cada cita y la fidelidad de tus pacientes.

¿Cuál es un buen porcentaje de ausencias o de ocupación?

No damos cifras de referencia porque dependen de tu clínica. Lo útil es fijar tu propia meta a partir de tu historial y ver si mes a mes te acercas a ella.

¿Cómo calculo la capacidad de mi horario?

Multiplica los días de atención del mes por las horas por día y divide entre la duración promedio de una cita en horas. Si tienes varios sillones, suma la capacidad de cada uno.

¿Se guardan los datos que escribo?

No. El cálculo ocurre en tu navegador y no se envía nada a servidores de Dently. Descarga el PDF si quieres conservar el resultado.

¿Con qué frecuencia debo revisar los indicadores?

Una vez al mes es suficiente para empezar. Revisa la ocupación y las ausencias cada semana si estás aplicando una medida para mejorarlas.