Cómo organizar radiografías y fotos clínicas: nombres de archivo y carpetas

Cómo usar el generador paso a paso

• Marca qué elementos llevará el nombre del archivo: identificador, fecha, tipo, pieza y secuencia. Puedes quitar los que no uses.
• Ordena los elementos con las flechas. Un orden habitual pone primero al paciente y luego la fecha, así los archivos de una misma persona quedan juntos y cronológicos.
• Elige si identificarás al paciente por número de historia clínica o por DNI, y escribe un ejemplo.
• Escoge el formato de fecha, el tipo de imagen, la pieza con numeración FDI y el número de secuencia.
• Revisa la vista previa del nombre y de la estructura de carpetas. Cambia el separador o la extensión si lo necesitas.
• Descarga el PDF y entrégalo a todo el equipo. La regla solo funciona si todos la usan.

Cómo leer la vista previa

El nombre de ejemplo se arma con tus elecciones y cambia al instante. Cuando es largo o ilegible, quita elementos. Un buen nombre se entiende de un vistazo y ordena los archivos de forma natural en el explorador de tu computador.

La plantilla, con marcadores como AAAAMMDD o P##, es lo que tu equipo debe seguir. La estructura de carpetas te muestra dónde guardar cada archivo: por paciente y año, por año y mes, o por tipo de imagen. Elige la que coincida con cómo buscas normalmente.

Ejemplo ilustrativo

Imagina un consultorio ficticio que elige este orden: historia clínica, fecha, tipo, pieza y secuencia. Una radiografía periapical del primer molar inferior izquierdo tomada el 14 de marzo de 2026 a la historia número 123 quedaría como HC000123_20260314_PERIAPICAL_P36_01.jpg.

Dos años después, cualquier persona del equipo ve de inmediato de quién es, cuándo se tomó, qué tipo de imagen es y qué diente muestra, sin abrirla. Es un ejemplo inventado: tu convención puede ser distinta mientras sea constante.

Errores frecuentes al guardar imágenes clínicas

• Dejar los nombres que genera el equipo de rayos X o la cámara, sin ninguna referencia al paciente.
• Usar el nombre completo del paciente, con tildes, espacios y la letra ñ, que dan problemas en algunos programas.
• Mezclar formatos de fecha, como 14-03-26 en un archivo y 2026-03-14 en otro, lo que desordena las búsquedas.
• Sobrescribir la imagen original al recortar o marcar, en lugar de guardar una copia.
• Guardar todo en una sola carpeta del computador de recepción, sin copia de seguridad.
• Cada persona del equipo con su propia regla.

Buenas prácticas, privacidad y respaldo

Las radiografías y las fotos clínicas forman parte de la información de salud del paciente y se tratan como datos personales sensibles. Prefiere identificar los archivos con el número de historia clínica y no con el nombre. Si usas el DNI, limita quién accede a esa carpeta. Revisa con tu asesor las obligaciones de la Ley 29733 de datos personales y lo que la NTS 139 de historia clínica pide sobre la conservación de la información.

Haz copias de seguridad con regularidad y comprueba de vez en cuando que puedes recuperar un archivo. Para fotos de antes y después, guarda el consentimiento del paciente junto con la imagen y úsalas en redes solo con su autorización escrita.

Cómo ayuda un sistema como Dently

Cuando las imágenes se adjuntan directamente a la ficha del paciente, el nombre del archivo deja de ser tu única defensa contra el desorden. Dently guarda la ficha, el odontograma digital y el historial de cada paciente en un solo lugar, para que encuentres lo que necesitas desde su ficha. Aun así, una convención clara de nombres sigue siendo útil para tus copias de seguridad y para compartir archivos con otros especialistas.

¿Conviene usar el DNI o la historia clínica en el nombre?

Conviene la historia clínica, porque es un número interno de tu clínica. El DNI es un dato personal y, si lo usas, debes limitar el acceso a esas carpetas.

¿Qué numeración de piezas debo usar?

La numeración FDI de dos dígitos es la más extendida y la que usan los odontogramas. Por ejemplo, 36 es el primer molar inferior izquierdo.

¿Puedo cambiar el nombre de archivos que ya tengo?

Sí, pero hazlo por lotes y con una copia de seguridad previa. Empieza aplicando la convención a los archivos nuevos y renombra los antiguos poco a poco.

¿Cuánto tiempo debo conservar las radiografías?

Depende de la normativa de historia clínica que te aplique. Consulta la NTS 139 y verifica con tu asesor o con el Colegio Odontológico el plazo exacto para tu caso.

¿Se guarda lo que escribo en la herramienta?

No. Todo se calcula en tu navegador y no se envía ningún dato a servidores de Dently.